Gestión de documentos

Incremente la eficiencia y productividad
27 de diciembre de 2023 por
Administrator

¿Hace cuánto tiempo que no escribe una carta con su puño y letra?

Esta respuesta puede ser negativa o positiva de acuerdo a su edad, incluso alguno de los lectores jamás ha escrito una carta en su vida y, probablemente, usted debe tener varios años de no hacerlo.

Esto es uno de los efectos del uso de la tecnología, cada día el uso de medios digitales abarca más y más áreas de la vida diaria.

Sin duda alguna usted ya ha usa la tecnología y ha digitalizado sus contenidos y ¿su cooperativa también lo ha hecho?

En América Latina las cooperativas, con muy contadas excepciones, son ineficientes y aun utilizan herramientas y metodologías del siglo pasado, algo que choca con la realidad, porque a nadie le gusta el papeleo.

De hecho, una de las mayores quejas sobre el papeleo es que las tareas administrativas nos alejan del trabajo o del servicio que nos gusta prestar. Pero aquí está la trampa, ¿Por qué razón las cooperativas siguen acumulando toneladas de papel? 

La respuesta es simple, lo hacen porque sin una correcta gestión y administración de los documentos y archivos los servicios que prestamos a nuestros socios, proveedores y distribuidores no pueden realizarse en todo su potencial.

En las cooperativas, trabajamos con diferentes partes interesadas clave (stakeholders) en un mundo cada vez más complicado y digitalizado, por lo que es más importante que nunca que toda la información esté organizada en una ubicación central y sea accesible para todas las partes necesarias, es decir digitalizar la operación y para eso necesitamos softwares de gestión de documentos. 

Los softwares de gestión de documentos permiten hacer precisamente eso, y si en tu cooperativa aún no se utiliza un sistema de gestión de documentos, deberías hacerlo. Deja que la gestión de documentos gestione el papeleo, para que puedas centrarte incrementar la eficiencia y productividad en beneficio de tus socios.

¿Es esta la realidad de tu cooperativa?

Estamos llegando a la mitad de la tercera década del siglo XXI y a nivel individual todos y todas hemos adoptado la tecnología, pero la mayoría de cooperativas aun no lo hacen ¿Será que por eso estás perdiendo socios?


¿Qué es la gestión de documentos?

La gestión de documentos se refiere al sistema de almacenamiento, organización y seguimiento de los documentos electrónicos que pertenecen a la cooperativa en una plataforma o ubicación digital centralizada. Esto puede incluir la gestión de documentos como identificación del socio, solicitudes de préstamo, comunicaciones de la cooperativa, en fin, todo su expediente, que son fundamentales para garantizar el éxito y el cumplimiento de la misión y visión.

Atrás quedaron los días en los que los documentos se escaneaban, copiaban e imprimían, para luego ser metidos en archivadores llenos hasta el tope.

Los sistemas de gestión de documentos electrónicos se utilizan para hacer un seguimiento de todos los archivos en línea que componen un proyecto o que son necesarios para el funcionamiento de su cooperativa. En cierto modo, la gestión de documentos es la columna vertebral de la gestión de la operación y administración, también puede utilizarse para establecer procedimientos de control de documentos y automatizar determinados pasos de la gestión de proyectos.

La importancia de digitalizar la gestión de documentos

Durante 2023 en AVANCOOP realizamos un estudio en 11 cooperativas de 4 países de América Latina y el 78% de las cooperativas de ahorro y préstamo afirman que pasan más de una cuarta parte de sus horas de trabajo esperando a que se realice el trabajo, lo que refuerza la afirmación de que el sector está plagado de ineficiencias. El software de gestión de documentos, como servicio independiente o como parte de un sistema integral de gestión empresarial, puede ayudar a que tu cooperativa funcione de forma más fluida y eficiente.   

Las soluciones de gestión de documentos ayudan a mejorar la comunicación y la gestión interna, por ejemplo, entre el equipo del corporativo y las sucursales o entre la operación y administración. Los documentos pueden compartirse en directo, lo que produce numerosos beneficios relacionados con el costo y el tiempo, por ejemplo en la aplicación del proceso de autorización de un préstamo.   

Estos sistemas también ayudan a mejorar las relaciones entre la cooperativa y las diferentes partes interesadas. Los documentos compartidos pueden cargarse en una base de datos central, lo que significa que no se pierde el tiempo ni se aplican procesos que ralenticen los plazos. Con la comunicación inmediata entre sus diferentes equipos, también se incrementa la eficiencia y la productividad, lo cual es fundamental si se tiene en cuenta que el 85% de las cooperativas ven como envejece su membresía. 

Además de ahorrar tiempo y reducir los riesgos y los costos, el software de gestión de documentos puede aumentar la productividad, ya que se pueden documentar notas detalladas durante un proyecto y evaluarlas posteriormente para examinar lo que ha funcionado y lo que no.

Tipos de software para la gestión de documentos

No todos los sistemas de software de gestión documental están diseñados de la misma manera. Antes de decidir qué sistema es el más adecuado para tu cooperativa, piensa en cómo está estructurada la cooperativa, quiénes son tus partes interesadas, dónde están las oportunidades de mejora y qué necesitas de un sistema de gestión documental.

enviar un correo a contacto@avancoop.org

Los ejemplos más comunes de sistemas de gestión de documentos son:

Gestión de contenidos

Una breve descripción de esta gran característica.

Gestión de registros

Una breve descripción de esta gran característica.

Gestión de flujos de trabajo

Una breve descripción de esta gran característica.

Gestión de contenidos empresariales

Una breve descripción de esta gran característica.

Estos diferentes tipos de sistemas pueden estar basados en un servidor, en la nube, en la web o ser gestionados a través de una base de datos en línea. 

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Administrator 27 de diciembre de 2023
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