Ventajas de digitalizar la operación de la cooperativa

Un reto para su cooperativa
28 de noviembre de 2023 por
Administrator

¿Qué es la digitalización de procesos?


Estamos llegando a la mitad de la tercera década del siglo XXI y en la actualidad, para una cooperativa, la digitalización de la operación es fruto de la revolución digital que vivimos desde hace unos años.  Actualmente, las cooperativas necesitan innovar y adaptarse permanentemente para seguir siendo competitivas y triunfar.

Para lograrlo, uno de los caminos es el uso inteligente de la tecnología en los procesos internos para optimizar el uso de los recursos, por supuesto, esto implica la digitalización de los procesos administrativos, que es lo que forma la base para otros procesos comerciales.

Digitalizar los procesos significa transferir los datos físicos al entorno virtual, lo que incluye enviar documentos a la nube, para que sean accesibles desde cualquier lugar rápidamente, utilizando un dispositivo con acceso a internet.


Al comienzo de la pandemia, América del Norte dio el mayor salto en digitalización, con el 60 % de sus productos y servicios total o parcialmente digitalizados, según una investigación de McKinsey en 2020.  A través de software de gestión, aplicaciones, sistemas y sitios web, las cooperativas pueden realizar muchas actividades que antes se realizaban de manera presencial.

Trabajar, entregar documentos, cerrar tratos, prestar servicios, firmar contratos, todo esto se puede hacer en un entorno digital cuando los procesos están digitalizados.

Objetivos de la digitalización de procesos


La digitalización de los procesos administrativos otorga mayor dinamismo a la cooperativa, entre otros beneficios que señalaremos a continuación.

  • Reducir los errores de rutina y el retrabajo;
  • Proporcionar una base para la innovación dentro de la cooperativa;
  • Asegurar la competitividad empresarial en el mercado;
  • Reducir los costos de viajes y suministros de oficina;
  • Aumentar la productividad del equipo y los resultados comerciales.

Beneficios de la digitalización de procesos

Al implementar un buen proceso de digitalización en la cooperativa, se podrá aprovechar una serie de ventajas que la práctica aporta:

Imagine que inició un proceso de digitalización de documentos en la cooperativa.  El mejor lugar para el almacenamiento es la nube.  Actualmente, los mejores proveedores de soluciones tecnológicas trabajan con sistemas en la nube, por lo que no le resultará difícil encontrar buenas herramientas.

El punto principal es que este tipo de solución garantiza la seguridad de los datos de varias maneras, como la prevención de pérdidas y extravíos de documentos, encriptación, control de acceso y mucho más.  Si tenía miedo de escanear los procesos físicos de su cooperativa por falta de seguridad, no se preocupe.

Otro beneficio de la digitalización de procesos es la eficiencia de las operaciones; con la adopción de tecnologías inteligentes, como un ERP, se puede tener una visión global de las actividades realizadas en la cooperativa.

La capacidad de analizar datos en tiempo real brinda información para corregir cualquier error y proponer soluciones rápidamente. Esta toma de decisiones informada asegura la eficiencia de los equipos, así como su productividad.

¿Cómo impacta positivamente este proceso de digitalización en la productividad? Es simple.  Los colaboradores dejan de realizar tareas repetitivas, que son asumidas por la tecnología, además, con las soluciones digitales se reduce la ocurrencia de errores y retrabajos.

En definitiva, los procesos se vuelven más organizados, ágiles, precisos y eficientes. 

La migración típica, es que el equipo inició un proceso de escaneo de imágenes para tener una base de datos de todas las identificaciones de los socios en papel recibidas en los últimos cinco años.  Con esto, cuando sea necesario identificar un determinado socio, se podrá acceder a la información de forma mucho más rápida y sencilla.

Ahora imagine que un colaborador del equipo de negocios necesita la validación del equipo de ventas. En un entorno online, basta con marcar al responsable de la tarea para que todos los implicados reciban una notificación.

La facilidad de intercambiar datos e información a través de medios digitales es un gran beneficio de la digitalización de procesos.

El entorno digital reduce las barreras físicas en el trabajo. El proceso de digitalización proporciona así una mayor interacción entre los equipos, incluso si están físicamente distantes.  Recuerde que los datos se basan en un sistema en la nube donde todos trabajan juntos en colaboración.

Cuando hablamos de digitalización de procesos administrativos inmediatamente pensamos en la economía que provoca, por ejemplo, podemos señalar:

  • Material de oficina;
  • Mantenimiento y desplazamiento de flotas;
  • Alojamiento y comida en hoteles;
  • Arrendamiento de espacios físicos y costos relacionados con este arrendamiento (facturas fijas de agua, luz, internet y teléfono);
  • Gastos de viaje para profesionales (pasaje aéreo, transporte público, gasolina, automóviles por aplicación).


Acceso a indicadores estratégicos

Con la digitalización de los procesos, los directores o gerentes generales comienzan a utilizar software para monitorear y delegar tareas; pero esta no es la única funcionalidad de este sistema, que trae datos de gestión relevantes, incluidos indicadores estratégicos.

¿Cuántas horas se dedicaron a la negociación de ese contrato? ¿Cuáles fueron las entregas realizadas en el último mes?  Al tener acceso a estos indicadores de desempeño, se puede medir la productividad de los equipos, identificando puntos de mejora.

Retos para la digitalización de procesos

Señalamos cuatro retos principales, ver:

  • Expertise: es interesante contar con profesionales cualificados para este tipo de proyectos, pero no todas las cooperativas disponen de personal propio o son capaces de contratar a trabajadores subcontratados bien cualificados.
  • Cambio de mentalidad: todavía existe cierta resistencia (especialmente por parte de los gerentes más tradicionales) en la adopción de tecnologías inteligentes para iniciar el proceso de digitalización de imágenes y documentos.
  • Planificación: la planificación de la digitalización es fundamental para no interrumpir o perjudicar las actividades, pero no todos los directivos dan la debida importancia a este paso, que depende directamente de un cronograma.
  • Infraestructura: el proceso de digitalización de una cooperativa requiere infraestructura para el almacenamiento de documentos y puesta a disposición de los datos en el entorno digital, como software, equipos y servidores (según el caso), lo que puede resultar costoso, además de aspectos relacionados con la ciberseguridad.

Todo esto es un proceso que tarde o temprano todas las cooperativas tendrán que enfrentar so pena de desaparecer.

¿Necesita más información? póngase en contacto con AVANCOOP.

Administrator 28 de noviembre de 2023
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